Selvitämme yhteis­hankintojen kustannus­säästöjä

Hanselin tehtävänä on lisätä tehokkuutta julkisiin hankintoihin Suomessa, mutta tehokkuuden mittaaminen on haastavaa. Pelkkä hankintoihin käytetty raha­summa ei kerro tehokkuudesta, sillä samalla rahalla voi saada laadultaan hyvin erilaisia tuloksia. Ihannetilanteessa mitattaisiin hankintojen hinta-laatu­suhdetta tai vaikuttavuutta, mutta laajempien indikaattorien laskemiseen ei ole vielä käytettävissä riittävää dataa.

Tehokkuutta voi arvioida kilpailutukseen ja sopimus­kauden aikana käytetyn työajan sekä kilpailuttamalla saavutettujen hintojen perusteella. Saman tuotteen tai palvelun kilpailutusten vertailu voisi paljastaa, kuka niissä on onnistunut pienimmällä työ­panoksella tai alhaisemmilla sopimus­hinnoilla. Tähän ei kuitenkaan ole riittävän kattavasti dataa saatavilla, mutta valmisteilla olevan, keskitetyn hankinta­tieto­varannon odotetaan parantavan tilannetta.

Hankintojen keskittämisen säästöjä on aiemmin selvitetty Katri Karjalaisen et al. (2008) tutkimuksessa, pdf, jossa säästöiksi arvioitiin keskimäärin 20 prosenttia, sekä VN TEAS -⁠raportissa (2023), jossa datan puutteet estivät säästöjen laajemman arvioinnin. Tutkimuksessa on muutenkin päästy suunnilleen samoihin lukuihin keskittämisen säästöistä: 5–20 % (Pyykkönen, Halonen, Tukiainen, Parviainen 2023, pdf). Saavutetut säästöt riippuvat hankinnan kohteesta ja linkittyvät myös siihen, mitä ylipäänsä on järkevää hankkia keskitetysti (standardoidut tuotteet ja niin edelleen). Keskittämisen kustannus­­vaikutusten luotettava arviointi on erittäin haastavaa.

Vuonna 2024 toteutimme kehitys­projektin, jossa arvioitiin Hanselin asiakkaille yhteis­hankintojen käytöstä koituvia euro­määräisiä säästöjä. Lähtö­kohtana on ollut niin sanottu vaihto­ehtois­kustannusten ajatus, eli pyrimme arvioimaan nyt Hanselin yhteis­hankintojen kautta tehtyjen hankintojen vaihto­ehtoisia prosessi­kustannuksia ja hintoja verrattuna siihen, jos asiakkaamme olisivat tehneet vastaavat hankinnat itse. Laskelmat ovat yhä työn alla, ja säästö­lukuja kerromme ulos­päin siinä vaiheessa, kun laskelmat on riittävän monen yhteis­hankinnan osalta tehty, ja ennen kaikkea sitten, kun laskennan logiikka ja tausta­oletukset on hieno­säädetty sellaisiksi, että pystymme niiden takana seisomaan.

Erityisesti prosessi­säästöjen arvioimiseksi otimme mallia tanskalaisen yhteis­hankinta­yksikkö SKI:n laatimasta laskenta­mallista. Prosessi­säästöjen osalta on mahdollista käyttää yhtä, melko laajaa mallia säästöjen laskemiseksi kaikille yhteis­hankinnoille niin, että laskelmat voidaan automatisoida ja ajastaa. Sen sijaan hinta­säästöjen osalta vaihto­ehtoisia laskenta­tapoja on useita, ja niihin kaikkiin liittyy omia haasteitaan joko datan saatavuuden tai logiikan uskottavuuden osalta. Hinta­säästöjen osalta laskenta on myös manuaalisempaa puuhaa.

Alustavien tulosten perusteella voidaan sanoa ainakin se, että säästöjä syntyy. Voidaan sanoa myös se, että isompi osa säästöstä syntyy alempien hintojen kuin prosessi­säästöjen kautta. Lisäksi voidaan todeta, että Karjalaisen et al. noin 15 vuoden takaisen tutkimuksen arvioima 20 prosentin säästö tuntuu yhä olevan suunnilleen oikeaa mitta­luokkaa. Lopuksi voi todeta tämänkin projektin korostaneen keskitetyn hankintojen tieto­varannon merkitystä ja sitä, kuinka oikeaan ajatukset tiedon kattavan keräämisen sekä hankinnan elin­kaaren eri vaiheet keskenään linkittävän hankinta­tunnisteen osalta osuvat.

Sinua voi myös kiinnostaa